Juristische Adresse in Russland: so vermeiden Sie Fehler!

Die russische Gesetzgebung stellt bestimmte Anforderungen an den Standort eines russischen Unternehmens. Unser Artikel wird die Kriterien darstellen, die eine rechtliche Adresse erfüllen sollte.

von David Mustafaev, Legal Consultant bei Ausserer & Consultants


Die russische Gesetzgebung stellt bestimmte Anforderungen an den Standort eines russischen Unternehmens. Unser Artikel wird die Kriterien erklären, die eine rechtliche Adresse erfüllen sollte, und einige problematische Fragen in Bezug die Wahl klären.

Was ist eine juristische Adresse und warum braucht ein Unternehmen sie?

Nach russischem Recht ist eine juristische Adresse eines Unternehmens der Sitz seines Direktors – im Russischen Bürgerrecht auch als „Exekutivorgan“ bezeichnet. Obwohl die Definition recht umfassend zu sein scheint, ist die rechtliche Adresse für jedes Unternehmen von erheblicher Bedeutung.

Zunächst ist es für die Registrierung des Unternehmens erforderlich. Jede Steuerinspektion wird sich definitiv weigern, Registrierungsdokumente anzunehmen, wenn keine Adresse angegeben ist. Darüber hinaus ist eine juristische Anschrift auch für steuerliche Zwecke erforderlich. Ein Unternehmen ist je nach Standort bei einer bestimmten Steuerinspektion registriert und sendet seine Berichte genau zu diesem Ort.

Megalopolis, Wolkenkratzer, Moscow City

Schließlich ist die Adresse für die Interaktion mit Auftragnehmern, Kunden, staatlichen und kommunalen Stellen sowie im Allgemeinen mit allen Bürgern und juristischen Personen von wesentlicher Bedeutung. Briefe, die an der angegebenen Adresse eingehen, gelten als empfangen, auch wenn sich die Organisation nicht tatsächlich an der Adresse befindet. Alle Risiken in dieser Situation trägt das Unternehmen. Im schlimmsten Fall kann ein Unternehmen auf Initiative der Steuerbehörden liquidiert werden, und auch seine Anteilseigner sind nicht von der Haftung befreit.

Typische Fehler der Registrierung einer juristischen Adresse

Zunächst einmal sollte die Adresse natürlich vorhanden sein und so präzise wie möglich beschrieben werden. Zuletzt nahmen die Steuerbehörden besonders neue Organisationen ins Visier, deren angegebene Adressen nicht das genaue Büro oder Zimmer ihres Standorts angegeben haben. Zum Beispiel ist es wahrscheinlicher, dass ein Unternehmen, das unter „Moskau, Twerskaja-Straße, Gebäude 211“ registriert ist, die Aufmerksamkeit auf sich zieht als „Moskau, Twerskaja-Straße, Gebäude 211, Büro 1“. Wenn eine Adresse zu vage formuliert ist, wird das Unternehmen wahrscheinlich Schwierigkeiten haben, sie anzupassen, da der Prozess viel Zeit und Geld in Anspruch nehmen kann.

Eine andere wichtige Stelle ist eine „Adresse der Massenregistrierung“, d. h. eine Adresse, die von mehreren Unternehmen gleichzeitig verwendet wird. Eine Faustregel lautet: Etwa 5-6 Unternehmen, die in einem einzigen Büro ansässig sind, erhöhen deutlich das Risiko, dass es als solches gekennzeichnet ist. Ein Unternehmen, das an einer Adresse der Massenregistrierung registriert ist, ist könnte negative Aufmerksamkeit von den Steuerbehörden auf sich ziehen, welches möglicherweise zu einem schlechten Ruf für das Unternehmen führen kann – nur wenige Partner werden mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das als nicht vertrauenswürdig gilt.

Darüber hinaus hängen Unternehmen, die ein Büro mieten, in hohem Maße von einem gewissenhaften Vermieter ab, der die offizielle Korrespondenz, die an die juristische Adresse gesendet wird, sorgfältig bearbeitet. Ein rechtzeitiger Empfang und eine Reaktion auf Schreiben von Regierungsstellen und Geschäftspartnern haben enorme Auswirkungen auf den Betrieb und die Aktivitäten des Unternehmens. Es wird dringend empfohlen, eine zuverlässige und effektive Zusammenarbeit mit einem Vermieter zu etablieren, um unerwartete oder lästige Situationen zu vermeiden.

Was ist die optimale Lösung?

Zunächst kann ein Unternehmen theoretisch einen Wohnstandort (z.B. eine Wohnung) für die Registrierung als rechtskräftige Adresse nutzen. So kann ein Gesellschafter oder ein Direktor seine Wohnadresse als juristische Adresse registrieren, diese Entscheidung kann jedoch mit Kosten verbunden sein. Es gibt Fälle, in denen eine Steuerinspektion die Registrierung verweigerte, wenn man bedenkt, dass Wohnquartiere nicht für Geschäftstätigkeiten gedacht sind. Diese Option stellt auch eine schwerwiegende Verletzung der Vertraulichkeit, da jede Person in der Lage sein wird, die genaue Wohnadresse eines Gesellschafters oder Direktors zu sehen, außerdem schränkt sie den Umfang der Aktivitäten ein, die ein Unternehmen ausüben kann. 

Die zweite Option ist ein Kauf von Büroräumen. Dies wird sicherlich ein Unternehmen von bestimmten Fragen entlasten – vor allem erlaubt ein eigenes Büro mehr Freiheiten. Andererseits ist der Erwerb eines Büros unbestreitbar ein kostspieliges Unterfangen und erfordert Zeit und Anstrengungen, um eine vorherige Due Diligence und das Registrierungsverfahren zur Übertragung von Eigentum durchzuführen.

Schließlich kann ein Unternehmen ein Büro oder einen Arbeitsplatz in einem Büro mieten. Beide Varianten geben einem Unternehmen eine rechtliche Adresse und schützen so das Unternehmen vor unerwünschter Aufmerksamkeit seitens der Behörden. Durch die Vermietung eines einzigen Arbeitsplatzes von etwa fünf Quadratmetern ist das Unternehmen auf der gleichen rechtlichen Grundlage im Falle eines gesamten Büros.

Natürlich würde ein Arbeitsplatz weniger kosten als ein ganzes Büro, was diese Option vor allem für kleinere Unternehmen deutlich beliebter macht. Ein Büro zu mieten scheint in vielen Fällen die vorteilhafteste zu sein: Die meisten Grundstückseigentümer, die solche Dienstleistungen anbieten, verpflichten sich nämlich auch, die Korrespondenz zu übernehmen und bei der Büroverwaltung zu helfen (z. B. Reinigung der Räumlichkeiten, Bereitstellung von WiFi und Büroausstattung). Sie unterstützen ihre Mieter auch in rechtlichen Fragen, wenn es um die Registrierung geht. Das Wichtigste in diesem Szenario ist der Aufbau eines Vertrauensverhältnisses mit dem Vermieter, das eine produktive Zusammenarbeit für die Zukunft sicherstellt.


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